放开自己-第1部分

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　　家齐今年21岁，高中都没毕业的他，白天在便利店打工，晚上在夜市摆地摊儿。目前，有很多年轻人都像家齐一样，工作自由，收入不菲。但是，如果问他们对将来怎样打算，他们多半没有答案。有些人也许会说：“干吗想那么多？计划赶不上变化。”　　　　　　　　　　　
　　“计划赶不上变化”是人们常挂在嘴边的一句话。但是，反过来想一想，面对那么多变化，人们真的可以没有计划吗？在多元化的社会，毕业后的莘莘学子，在高度竞争的情况下求生存，到底有多少存活下去的筹码？面对全球化、信息时代的快速知识累积与淘汰，又有多少人可以真的抱着“过一天算一天”的想法过下去？　　　　　　　　　　　
　　没有计划，就等于没有未来。唯有盘点手上的资源，直面优胜劣汰的事实，才可能在这充满竞争挑战的时代取得胜利。然而，摆在我们眼前的事实又是怎样的呢？科技贵族打算45岁就退休，一般人若不是为了退休金，也不会熬到60岁才离开工作岗位。真正退休以后，人们却还要在没有收入、没有工作的情况下再生活30年左右。在这段时间里，无论人们的健康状况如何，如果在年轻时没有合理的人生规划，那么退休后的人生就会变得黯淡无光。　　　　　　　　　　　
　　所以，我们必须及早进行时间管理和人生规划。新观念下的时间管理，不只是计算一定的工作时间可以换取多少酬劳，而是计算一定的酬劳占用了我们多少时间；并且要知道这样的时间代价到底对我们的人生目标和人生追求具有多少意义？或者说，我们要想一想，自己到底追求什么，想要什么，或是有过什么梦想？工作难道只是为了赚钱或打发日子而已？　　　　　　　　　　　
　　人生最重要的转变一般发生在下面三个时段：18岁—22岁、28岁—32岁和38岁—42岁。在这三个时段前后都是平稳发展期，只有这三个时期才是变动最大的时段，必须好好把握。能够掌握变化的时机，才能顺应天时，相时而动。一般情况下，在变动到来的前两年，即在16岁、26岁和36岁的时候，就应该开始准备，开始计划。　　　　　　　　　　　
　　16岁时要计划什么？当然是计划上大学后读哪个系，也就是确定自己的兴趣和志向。这时候可以参考老师和家长们的意见。人生的定位往往跟这个阶段有关。如果开始的时候作了错误的选择，不仅白白浪费四年工夫，而且会影响自己的一生。现代的教育讲究多元化，学生可以多选修自己喜欢的科目，充实自己。所以学生在校时要充分利用时间，专心学习。　　　　　　　　　　　
　　26岁时要计划什么？当然是家庭和工作的取舍和平衡。现代许多旷男怨女，往往在适婚的年龄，夜以继日地工作，忽略了感情与家庭。等到过了适婚年龄，就只好抱着独身主义，成为“单身贵族”。殊不知到了中年以后，就会渐渐体会到家的重要性，到那时真是悔之晚矣。许多人工作时十分出色，但是私人生活很贫乏，一旦拿掉工作的冠冕，就成了“空心”人。　　　　　　　　　　　
　　36岁时要计划什么？当然是准备开始第二个职业生涯。不要怀疑，现代人必须具有多种技能，否则很可能会提早被淘汰。如果等到38岁—42岁再来准备，可能就晚了些，因为任何技能或者兴趣的培养都不可能是一蹴而就的，没有两三年的培养与酝酿，是不可能实现的。　　　　　　　　　　　
　　写下自己的计划后，要分析：我能做什么？我想做什么？我要做什么？我该做什么？这样才能确定你的希望和现实之间到底有多大差距。可以做的未必是自己喜欢的；真正喜欢的，又未必是该做的。唯有交叉分析才能知道自己真真切切在想些什么。　　　　　　　　　　　
　　计划分析完毕，再拿出一本明年的日历，把自己所想要做的事情，一件件地填在各个月份里面。举例来说，如果明年的财务规划是要赚8万，那么就将固定收入和固定支出都写在日历里面：每月5日发薪水，就在5日这一天写上固定收入；每月20日缴房租，就在20日这一天写上固定支出。如果有储蓄，也要写出来，这样能给自己增加一些成就感。　　　　　　　　　　　
　　接下来是确定优先级，例如就读的英文辅导班要进行考试，同时还要做其他的事情：上班、带小孩、做家务……那就要把优先级先列出来。如果同一时间要做的事情多于三件，那么第四件事一定要去掉。　　　　　　　
　　日常工作中最难的事情，是避免干扰与拖延。上班族只要一进办公室，就会有永远做不完的事情。要想避免有更多的事情困扰或打扰你，就要学会拒绝的艺术。有些事情一旦你做了，就永远是你的了。如何想法子把事情分担给不同的人，并且顾及别人的面子，需要很好的人际沟通能力，必须趁早学习。　　　　　　　　　　　
　　日常工作的第二件难事，是加强基本功。所谓基本功是指个人的技能，譬如读写的能力、运算的能力、计算机操作的能力或个人自我管理的能力。如果没有相关的能力，工作时就会比别人慢。同样是写报告，有人用三天就够了，有人非要一个星期才能完成。　　　　　　　　　　　
　　日常工作的第三件难事，是沟通协调能力不足。例如，接打电话处理问题的效率不高，开会时耗费时间，做营销业务口才不好……诸如此类都是沟通的问题。处理这些困扰，必须撷取前辈的经验和智慧；更重要的是，要不断地学习沟通协调与化解冲突的方法，才能满足自己与客户的实时需求。　　　　　　　　　　　
　　时间管理其实就是自我管理，管理自己的一生。时间是自己的，生命是值得期盼与追求的。时间造就我们，也带给我们压力。时间管理最重要的是要给自己一点掌声、一点回馈、一点休闲和一点浪漫。如此，生活才能多姿多彩，生命才会更有意义。　　　　　　　　　　　
　　石咏琦　　　　　　　　　　　
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第2节：引子零（2）　　　　　　　　　　　
　　时间管理法则之一，是化整为零，聚零为整，即根据不同的情况灵活采用集中式或分散式处理方式。　　　　　　　　　　　
　　时间管理法则之二，是从自我出发，把握现在。自我管理者必须先摒除不正确的时间观念，而且避免变成工作狂。要切实把握现在，不要沉溺于过去和未来。　　　　　　　　　　　
　　此外，提高效率和增加效能也是不可忽略的法则。提高效率是指找到做事的最好方法，而增加效能是指根据目标来选择适当的手段。如果在日常工作中加入思考判断和创造力，就能够逐渐提高效率。　　　　　　　　　　　
　　化整为零、聚零为整　　　　　　　　　　　
　　“聚零为整”的原则如下：　　　　　　　　　　　
　　第一，同一类的事情最好集中处理，这样才能节省时间。　　　　　　　　　　　
　　第二，特别事件特别处理。尽可能地将日常工作安排在固定时间、以集中方式处理。譬如，固定时间回复信函、固定时间开会、固定时间批阅公文、固定时间处理劳资问题等。　　　　　　　　　　　
　　第三，临时问题集中处理。每天临时发生的问题均应采取集中式的处理方式，一次处理完毕，以免浪费时间。　　　　　　　　　　　
　　在集中处理事情的时候，必须提防他人的干扰。要想做到这一点，除了加强自我控制外，在门外或桌上竖立“请勿打扰”的牌子，也是比较好的方法。　　　　　　　　　　　
　　相反的，如果我们需要处理具有以下特点的事件，则需运用“化整为零”的方法，也就是按“时间分散化”的原则来进行。　　　　　　　　　　　
　　主题太大　　　　　　　　　　　
　　数量太多　　　　　　　　　　　
　　性质不同的事需同时进行　　　　　　　　　　　
　　时间有限具体的处理方法有：　　　　　　　　　　　
　　各个击破法——令人不愉快或令人困惑的事，最好分成若干步骤，逐一处理。　　　　　　　　　　　
　　平衡表法——这是一种书面分析法。在一张纸上写下事情被拖延的理由，然后列出办妥此事之后有何好处。通常我们会发现，拖延的借口很少，而办妥后获得的好处却很多。　　　　　　　　　　　
　　思维方法改变法——如果你原来想着：“这个任务必须完成，但是它令人不愉快，因此我将尽量予以拖延。”现在应改为：“这种任务是令人不愉快的，但是它必须被完成，因此我将立即做完它以便尽早忘掉它。”　　　　　　　　　　　
　　避免过度追求完美——完美没有极限。如果想把事情做得完美无缺，就会花费很多时间。　　　　　　　　　　　
　　从自我出发、掌握现在　　　　　　　　　　　
　　在一生中，最重要的，不是过去，不是未来，而是现在。想成功，不能依靠别人，要靠自己。　　　　　　　　　　　
　　时间无法积累，亦无法失而复得，因此，时间管理应该是针对时间进行的自我管理。　　　　　　　　　　　
　　许多人并没有研究过时间管理，但抱着一种“自制自律”的态度生活着，他们很有效率，比较容易满足，了解自己正在做什么，而且能够快速地达到自己的目标。这些人，就是善于自我管理的人。　　　　　　　　　　　　　　　
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第3节：引子零（3）　　　　　　　　　　　
　　进行自我管理，首先必须建立正确的时间观念。人类对于时间的看法十分主观，有时感觉光阴似箭，有时感觉度日如年。其实，时间的来临和消失，不会因人而异。　　　　　　　　　　　
　　台湾著名管理学者邓东滨教授指出四种时间观念不清的人，分别是：　　　　　　　　　　　
　　第一，视时间为主宰的人：重形式而不重实质。例如，有些人每天总在同一时间起床，尽管有时他们需要多休息一下；有些人总是在固定的时间处理某些事情而不愿稍加变动；有些人老是以时间为核心而忽视其他一切……这些人只会听从时间的指挥而不会灵活变通。他们最大的缺点是无条件地向时间屈服。　　　　　　　　　　　
　　第二，视时间为敌人的人：重效率而不重效能。例如，有些人开车上班，老是找快捷方式，以便刷新纪录；有些人开会老是早到，只好等候其他与会者的来临；有些人约会时迟到一两分钟便沮丧不已，好像与时间打仗失败了……这些人常将时间当做超越与打击的对象。因为常处于与时间竞争的状态，所以难以充分体会到成就与喜悦。　　　　　　　　　　　
　　第三，视时间为神秘物的人：昧于时间所加诸的限制。例如，有些人经常算命，以便看清自己未来的命运；有些人求神问卜，以便找出自己所做的事的原因及结果；有些人经常去看医生，以便找出身体里本来不存在的疾病……这些人认为时间是高深莫测的，所以忽视时间的重要性。　　　　　　　　　　　
　　第四，视时间为奴隶的人：长时间沉溺于工作。例如，许多管理者都是工作狂，长时间沉溺于工作……这些长时间沉溺于工作的人，可能会有三大不良后果：　　　　　　　　　　　
　　每天工作若超过8小时，其效率将快速递减。　　　　　　　　　　　
　　长时间工作足以令人养成拖延的坏习惯。　　　　　　　　　　　
　　长时间工作可能导致工作的失败，同时牺牲了家庭。工作狂的养成，可能都是由下列因素所造成的：　　　　　　　　　　　
　　一般人都会认为勤能补拙，所以要拼命地工作。　　　　　　　　　　　
　　欠缺安全感的人，会认为愈是忙碌，愈有安全感。　　　　　　　　　　　
　　欠缺时间管理的技巧，自然而然地变成工作狂。　　　　　　　　　　　
　　有些人在潜意识里希望受到工作的压制。这几种时间观念都有所偏颇。时间应被视为中性的资源，这将有助于把握现在，而不会迷失于“过去”或“未来”。“过去”有如一面镜子，指导我们今后如何行动；“未来”是一切努力的结果；只有“现在”才是我们可以采取行动的阶段。　　　　　　　　　　　
　　提高效率、增加效能　　　　　　　　　　　
　　效率（Efficiency），可以说是一种投入产出的观念。当我们用较少的“投入”获得等量的“产出”或以等量的“投入”获得较多的“产出”，甚至以较少的“投入”获得较多的“产出”时，就是有效率。而效能（Effectiveness），则是指管理者不仅能够设定适当的目标，而且能够选择适当的手段，以达到既定的目标。　　　　　　　　　　　
　　举例来说，如果要召开一个会议，而必须用电话通知相关的人。若从效率的角度考虑，要分析什么时间打电话最好，以什么方法传递信息最快，或与会者名单是否正确等。但若从效能的角度考虑，就要想想可否用别的方法来通知，让别人来通知，甚至考虑可否取消会议、减少人数、缩短会议时间等。　　　　　　　　　　　
　　有些产品的市场已经饱和，而厂商还拼命投入生产，即使效率再高，也不可能提高效能，只是浪费自己的成本和时间而已。因此，无论是效率还是效能，其衡量的因素，就是耗费多少时间。　　　　　　　　　　　
　　那么，到底怎样做才能真正地提高工作效率呢？要想提高效率，就要使工作程序化，再加上思考、判断及创造力，即　　　　　　　　　　　
　　效率＝工作的程序化＋思考＋判断＋创造力　　　　　　　　　　　
　　这个公式的右边有两段，前一段是指例行性工作。在例行性工作中，我们最容易忽略的就是工作习惯。大部分的上班族每天到办公室后，前半个小时一般都用来吃早点、看报纸、聊天、整理仪容、翻翻旧卷宗、把饭盒放在茶水间、泡茶等，这些都是上班的前置动作，也就是工作习惯。工作习惯，对其工作本身而言，是一种必须，非如此不可，否则就达不到目的。然而，如果每做一件事都要花费大量时间做准备工作，就是没有效率，是坏的工作习惯。　　　　　　　
　　第二段的思考、判断及创造力，是至关重要的。如果我们每天工作都如同机器运转一般，那么工作本身就无法得到改善。因此，在进行每一个例行性步骤的同时，我们都应该加上一点巧思，问问自己，是否有更好的方法。　　　　　　　　　　　
　　因此，提高工作效率的方法，不外乎是设法将工作程序化，而前提是必须建立好的工作习惯。如此才算智能型上班族，才能够逐渐提高自己的工作效率。　　　　　　　　　　　
　　人的一生，无论长短，要想活得充实，必须及早规划。有了规划，按部就班去做，才能提早实现生活的目标。以时间管理的角度而言，制定规划才能充分地运用自己的时间。　　　　　　　
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第4节：引子一（1）　　　　　　　
　　引子　　　　　
　　今天是星期一，天又下起雨来。敏感的我一醒来就知道，大概又要迟到了。别急，运用我的时间管理大法，不慌不忙地解决上班的第一道难题——不迟到。　　　　　
　　先打开窗，呼吸一下新鲜空气，促使头脑清醒。洗脸、刷牙、梳头等事要在五分钟内完成。既然时间不够，穿着愈简单愈好，昨晚若没有准备好，那么，女士最好穿洋装，免除搭配的麻烦，男士最好穿一件不必打领带的衬衫。　　　　　
　　早餐？准备速溶咖啡及三明治就可以了，放进微波炉里加热30秒就可以带走。来不及化妆的话，也要搽一下口红，这样每个人都会以为你化了妆。临走之前，别忘了关窗、关炉火，这几分钟不能省。屋内太乱的话，也不要管它，晚上回来再收拾吧。　　　　　
　　上车后赶快打开收音机了解路况，你知道绕远路也许会到得更早吗？如果不是自己开车的话，很可能遇到公共汽车久候不至、打车又打不到的情况，那就向附近邻居或跟附近的同事打声招呼吧！麻烦他们顺道载你一程。　　　　　
　　时间就是生命，时间就是成本，时间问题就是管理问题，时间管理也就是自我管理。彼得·德鲁克说过：“时间是最为稀少的资源，除非时间被妥善管理，否则任何其他事物皆无法被妥善管理。”若上班族在一大早就感到时间的压力，就会影响这一天的心情及工作效率。　　　　　
　　一般情况下，人们在上班路上会计划一下当天的工作，可是，一进办公室，就会感到各种事情扑面而来，正应了“计划没有变化快”的俗语。　　　　　
　　“哎呀，老张，你怎么现在才来？”　　　　　
　　“董事长刚才来电，叫你马上回电话。”　　　　　
　　“我是总机，有您的电话，是上海打来的……”　　　　　
　　“嗨！我是快递，请你快签一下，你们这里好难找！”　　　　　
　　“请问你就是张主任吧，我和你约9：00见面，你还记得吗？”　　　　　
　　“这是我的名片……”　　　　　
　　“咦！桌上怎么会有这么多东西？”　　　　　
　　“天呀！纽约股市大跌500点，简直是黑色星期一！”　　　　　
　　遇到来自四面八方的人、事、物，你早就把自己要做的事忘得一干二净。先别急，你可以：　　　　　
　　“请坐一下，陈秘书，麻烦你倒杯茶好吗？我马上就来。”　　　　　
　　“上海总部吗？这件事我正在办，星期三下午会把结果用E？mail发给你。”　　　　　
　　“喂！陶经理，拜托一下，别忘了上个星期的事要跟进一下。”　　　　　
　　“董事长，您刚才找我？我这有个客户，一谈完马上就过来。”　　　　　
　　“陈先生，待会儿请通知李经理14：45到我办公室。”　　　　　
　　办公室里的事纷繁复杂，但是有很多方法可以提高工作效率。　　　　　
　　打电话比接电话优先；　　　　　
　　打电话要分出优先级；　　　　　
　　电话号码必须放在眼前；　　　　　
　　表格不要设计得太复杂；　　　　　
　　经常整理、丢掉不用的东西；　　　　　
　　减少会议；　　　　　
　　学会更好的沟通技巧，懂得拒绝；　　　　　
　　积极避免干扰，避免迟到；　　　　　
　　随时准备零钱；　　　　　
　　……上午头脑清楚，应该处理些需要动脑筋的事，如作重要决策、写公文或计划书。中午用来与客户联谊，但不要吃得太饱，以免消化食物时影响大脑供血而使自己昏昏欲睡。下午可以开短暂的会议，60分钟即可。下班后，不必再想工作。　　　　　
　　此外还要尽量养成记录的习惯，训练口才，并练习速读的方法；学习新的技能，掌握新技术，少看无益身心的信息，这样就会更有效率。　　　　　　　　　
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第5节：引子一（2）　　　　　　　
　　电话的时间管理　　　　　
　　“小王，快一点，你的电话！”　　　　　
　　“喔，小王他正在接另一个电话。”　　　　　
　　“你要找小王？他正在接电话，你可不可以等一下再打来！”　　　　　
　　“小王，快一点，这是老总的电话。”　　　　　
　　如果你是小王，一定有不少人很讨厌你，因为他们每天都要帮你接电话、记留言；也有少数人会羡慕你，很多人打电话找你，说明你很重要。可是仔细想来，小王倒不一定是办公室里最重要的人，只不过他的电话最多罢了。这可能表示他的工作有很多联络及协调的内容，不一定重要，但是紧急。小王本人也许无可奈何，因为电话多，自己要做的事情老是被打断，无法投入地工作，工作效率很低。　　　　　
　　因此，公司的主管都会配一名行政助理，帮自己接听电话，以便他可以安心地做重要的事。而那些没有助理帮忙的人，就必须学习电话处理技巧：　　　　　
　　第一，电话愈少愈好；　　　　　
　　第二，电话愈短愈好；　　　　　
　　第三，不要随时接电话；　　　　　
　　第四，最好每隔一段时间回一次电话。电话是一种管理工具，它是用来联络、沟通的，不是用来寒暄的，职场人士如果不能有效管理电话，将会降低自己的办公效率。据统计，一个上班族上一天班，打电话的时间大概是整个工作时间的1/3到3/5，也就是说，一天只不过打了几个电话就下班了。因此，想要提高工作效率，就要提高电话处理能力，电话处理能力也是考核基层人员工作能力的重要指标之一。　　　　　
　　要想提高电话处理能力，应该做到以下几点：　　　　　
　　第一，打电话和接电话是两回事，要以不同的态度对待：打电话是自己主动的，比较重要；接电话是别人找你，你是被动的。打电话时，你可以控制时间，一般时间较短；接电话时，是满足他人的要求，可能时间较长。所以，打电话要优先处理，接（回）电话次要处理。也就是说，如果你要打三个电话，又要回三个电话，你应该先打电话，后回电话。　　　　　
　　第二，无论是打电话还是接电话，都要一次处理完毕，不要重复。重复的原因，当然是忘了讲完，或者是要找的人不在。所以我们必须用千方百计、无孔不入的原则，一次完成。留话请对方回电，询问对方的手机、传真、E？mail等，都是可以采取的方法，千万不能听到对方不在，就“谢谢，再见”，那这通电话就等于白打了。　　　　　
　　第三，如果要打出去的电话很多，就要先排好顺序，例如要找三个人，第一个经常不在，第二个偶尔在，第三个一定在。那我们就先打那个经常不在的，再打那个偶尔在的，最后才打那个一定在的。因为，凡事先从最困难处着手，其余的就会迎刃而解。　　　　　
　　第四，如果可能的话，尽量一次做完打电话及回电话的事，不要分批处理。例如，现在要通知五个人下午来开会，就一次把这五个人的电话打完，而不要先打一两个，等有空再打一两个，直到全部通知完为止。这是因为分别处理要比统一处理花费的时间要长，所以我们尽可能一次做完。回电话也一样，等手边的事告一段落再一次性回复，要比一会儿打一个节省时间。　　　　　
　　第五，如果可以，请别人在某一时段打来电话，这样会更有效率。例如，上午要用心思考，最好少接电话，主动告知别人你下午才接电话，久而久之，别人就不会随时打来电话了。也许你会担心万一有紧急的电话怎么办，根据80/20法则，在十个电话里，八个都是琐碎的，只有两个才是重要的。“也许”、“可能”、“大概”都是我们的猜测，为了猜测而耽误正事是划不来的。　　　　　
　　80/20法则是在19世纪末、20世纪初，由意大利的经济学家与社会学家帕累托所提出的。　　　　　
　　帕累托认为，在任何团体中，比较有意义或比较重要的分子，通常只占少数，而不重要的分子则占多数。换言之，任何一组对象或任何一个团体中，都有不可或缺的“少数”，以及可有可无的“多数”。只要能控制具有重要性的少数分子，就能控制全局，这项原理也就是当今管理学界所通称的80/20法则——即80％的价值是来自20％的因子，其余20％的价值则是来自于80％的因子。　　　　　　　　　
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第6节：引子一（3）　　　　　　　
　　在时间管理的运用上，80/20法则说明的是，任何事情的处理，都要找出其关键，也就是何者为“20”。第六，电话时间尽可能缩短在1分35秒内结束，长话短说。　　　　　
　　第七，电话的内容不外乎是人、事、时、地、物，重要的数字及地点都要重复说明，例如几月几号、门牌号码、电话号码、几点几分等，必须重复一次，以免记错。　　　　　
　　第八，选择比较好的时段通电话，通常是下班前。因为这个时候大家准备收拾书包，没人愿意与你说废话。公事与私事并不一样，用不着闲扯，避免题外话，可以节省时间。　　　　　
　　会议的时间管理　　　　　
　　“喂！别忘了明天早上9点的会！”相信任何一个上班族听到“开会”这个词都不免皱眉头：“唉！又开会！”　　　　　
　　只要有三个人以上，有议程，就可以开会。而且，一开就是一个上午或者一个下午。怪不得中国人常说：“会无好会、宴无好宴。”会议泛滥，只会增加公司成本。行政效率愈高的组织，会议愈少；行政沟通愈不良的组织，会议愈多。　　　　　
　　严格地说，只有两种情形之下，需要开会：其一，有重大决议需要传达或重大事件需要宣布时，一般由总经理主持会议；其二，要开展动脑性质的业务或制订企业计划时，由单位或部门主管主持。其他的会议，几乎都是浪费时间的，而时间就是金钱，浪费时间就等于浪费了金钱。　　　　　
　　在行政沟通的分类中，“会议”属于平行沟通。平行沟通，顾名思义，是指平等双方之间的沟通，沟通双方平起平坐。可惜，中国式的会议多半请一个“高级领导”当主席，所以会议经常流于“听报告”、“听训”等形式，而没有真正的沟通。这类会议通常是3∶3∶3模式。　　　　　
　　何谓3∶3∶3模式？有两种解释：其一，会议前，事情已决定了1/3；会议后再决定1/3；其余的1/3在会上解决。其二，会议开始后的1/3的时间，用来听“主席报告”，此时大家尚在暖场，并未进入状态；中间的1/3时间，叫做“议案讨论”，这时与议题相关的人会很清醒，其他的人则仍不明就里；直到最后1/3的时间，是“议案表决”时间，这时大家才快马加鞭地让“大事化小”、“小事化无”，也就是到了最后那个“1/3”时间，才会有个“虽不满意，但可接受”的结论。了解这类会议的模式之后，我们应该明白：开会时，“时间久”、“人数多”并没有多大的意义，或许“时间愈短”、“人数愈少”反而更能达成共识。至于如何做到有效地管理会议的时间，下列几点可以作为思考的依据。　　　　　
　　会议安排在下午比上午好　　　　　
　　原因是，上午是黄金时段，需要做比较细致的工作。会议本来就是一种低效率的管理行为，所以，千万不要在高效率时段做低效率的事，这是种极大的浪费。每周一的下午及周五的下午是管理的黑暗期，不适合作任何决定，最好也不要用来开会，避免“议而不决，决而不行”。　　　　　
　　会议时间以60至90分钟最为恰当　　　　　
　　重要会议不要超过90分钟；一般会议不要超过60分钟。　　　　　
　　采用分点而非整点开会　　　　　
　　时间有递延效果，例如，早上9：00开会，一般会开到12：00，10：00开会，一般也会开到12：00。因此，我们若从9：45开到11：00，或从15：30到16：30，那么会前、会后就有更多时间进行准备和沟通。　　　　　
　　与会者要面对大门　　　　　
　　与会者面对大门，会使迟到的人心生恐惧而减少迟到。迟到的人永远有迟到的习惯，不是因为特殊的原因。如果能避免迟到，会议就能避免常常中断，也可以节省时间。　　　　　
　　会议的人数愈少愈好　　　　　
　　不要因为这件事与某人只有一点点相关，就找他来开会，只要会后把结果告诉这个人就行了。　　　　　
　　尽可能采用电话会议或电视会议　　　　　
　　现在许多的企事业单位都会邀请外部的人参加会议，但如果用电视会议系统，可以减少很多差旅、招待费