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参谋助手论: 为首长服务的艺术-第8部分
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不能实说，编造几句无关的假话，甚至还可以编造几句有利于消 除隔阂的假话。这就叫会做媳妇两头瞒，不会做媳妇两头传。 3．有关机密事项。对于不应该或暂时不宜某些首长知道的机密事项，秘书也应以保密 性假话来处理。例如涉及对某领导的任免、奖惩、调动等事宜，在没有上级机关或本级党委 明确指示的情况下，秘书可以装不知道，以恰当的假话回答有关首长的询问。 第七种，祝愿性假话。 祝愿性假话是表示礼貌吉祥的一种假话。这种假话本身并没有什么实际意义，但可产生 一些积极的心理影响和情感作用。 鲁迅曾在杂文中写过：某人喜得贵子，甲前来祝贺说：这孩子长大能当大官。主人很高 兴，赏给银钱。乙前来祝贺说：这孩子以后能发大财。主人也很高兴，赏给银钱。丙前来一 看，说这孩子将来必定要死。主人怒不可遏，一顿棍棒赶了出去。说当官发财者难免假，说 必然死者一定真，但结果不一样。秘书在必要的场合也应向首长传递祝愿性假话。传递祝愿 性假话一般有这样一些时机： 1．首长遇有好运。例如职务提升，家有喜事以及首长的生日、结婚纪念日等。秘书这 时说些祝愿性的假话，虽不一定能如愿以偿，但可增添喜庆气氛。 2．首长出门、上路执行重要任务。秘书可以说：祝您一路顺风！祝您马到成功之类的 假话。顺风还是逆风不能随人心愿，但听起来顺耳。如果你说：“首长，您要小心火车出轨。” 准会挨骂。 44
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3．首长失落或不顺。例如几次应提升而因某种原因却没动，或连续遇到一些倒楣的事 情等等。秘书可以用带有祝愿性的假话以宽慰首长：“俗话说，塞翁失马安知非福，遇难而 过必有福来。”秘书祝愿性的假话有助于首长情绪的调解。 四、传递假话应注意的问题 假话毕竟是假的，假过了头或时机不当，缺乏技巧，就可能造成不良后果。因此要掌握 好“度”。 第一，必须重视讲假话的目的性。 一定要从党的利益出发，从大局、从团结出发。决不能从私利、从帮派、从歪门邪道出 发。该讲的讲，不该讲的不讲。离开了这个目的性，就成了真正的欺骗。 第二，必须重视讲假话的时限性。 善意的假话具有较强的时间性和范围性。有的假话具有暂时性，超过了一定的时间假话 就不起作用。例如某些保密性事宜，一经公布，再说假话就适得其反。患了不治之病，开始 可以骗他，到了最后关头，还不告诉人家病情，让人临终连句话也没留下。有的假话具有永 久性，要一假到底才有作用。例如个人隐私，至死也不能随便泄露。有些假话范围较窄，超 出了一定范围，假话会产生严重后果。例如有关首长间的误解问题，只能在有关首长间传递。 扩散到群众中去反而添乱。有些假话范围较大，范围大了才起作用。例如消除与友邻之间的 磨擦问题，大家都相信就减少了矛盾。 第三，必须重视讲假话的逼真性。 一定要使假话像真的一样，假得恰如其分，假得合情合理，让人听了信以为真，受了骗 还很愉快，这才能产生奇特效果。如果假话一出口就露了馅，还不如不说。妻子给她自己妈 妈买件衣服，不合适，送给婆婆，说：“今天我多得了几十元奖金，您老给我们带孩子挺不 易，买件衣服，您看合适不？”这是假话，婆婆穿上不合适也高兴。如果说：“本来我给我 妈妈买了件衣服，可这件衣服您穿着准合适，因为我妈妈比您瘦，买错了穿着太肥。”这是 真话，婆婆准会不高兴。 第四，必须重视讲假话的选择性。 真理只有一个，但假话却多种多样。从什么角度，对什么人，讲什么假话，都要加以选 择。比如，有人喜欢好听的，你吹他几句可以；有人不喜欢吹捧，你就不要去奉承。 总之，真话具有普遍性，而假话只能哄骗少数人；真话的存在是永久的，假话的存在是 暂时的；真话与假话是对立统一的，在一定条件下可以互相转化；真话的条件是以客观事实 为依据，假话的条件是人为编制的；真话不能过头，过了头就变成了谬误；假话也要掌握分 寸，没有分寸也便失去它应有的价值。 45
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整理首长讲话精神的艺术 秘书跟随首长，其中很重要的一项工作就是把首长在各种场合中的讲话内容记录下来， 必要时整理出来。首长的讲话，有时是在会上讲的，有时是在会下讲的；有时是针对某个问 题讲的，有时是在某种场合随便讲的；有时是面对他的领导或上级机关汇报式地讲的，有时 是面对他的下属指示式地讲的；有时是在公开场合讲的，有时仅仅是和秘书及他的身边人员 讲的。 无论哪种场合的讲话，都体现着首长的一种想法，体现着首长的一种意向。首长的一些 新的观点，新的思路，新的决心，以及首长可能给部队即将下达的一些大的动作，大的举措， 都常常先在他的各种场合的讲话中零零散散地流露出来。 秘书很重要的一项任务，就是把首长在各种不同场合的讲话内容记录并整理出来，以备 首长使用。 整理首长的讲话，有如下一些方式。 一、抓紧记录 所谓抓紧记录，就是尽量能把首长讲出的原话、原意记录下来。秘书整理首长讲话精神 的前提是做好记录。而做记录是有窍门有技巧的。这里讲的窍门和技巧不仅是指用速记、符 号、代号等方式，而指的是如何把首长讲话的主要精神记录下来。 秘书在对待首长随时性讲话问题上，通常易犯三个毛病： 一是不记。有的秘书懒得很，无论首长在什么场合讲话，他都不做笔记，东张张西望望， 甚至丢盹打瞌睡。首长的话讲完了，他的本子上竟是白纸一张。要知道，大多数首长是不喜 欢秘书对他的讲话不屑一顾的。特别是不喜欢秘书人员对他的讲话无动于衷。某部A 首长， 不仅有很高的军事才能，而且有很高的写作水平。他的讲话常常在深思熟虑之后。每次讲话 简直是一篇很有分量的材料。秘书只要把他的讲话记录下来稍加整理，就可以定型成文了。 一次，这位首长下部队调查回来，同随员一起研究怎么样写好这个调查报告。当大家发言完 毕后，他缓缓地站起，开始发言。跟随他多年的秘书人员，知道这位首长要“一锤定音”了 于是都拉开了做记录架势。部属的这些举动，引起首长的快悦，进一步激发他发言的热情。 然而，有位新来的宣传干事，不知道A 首长的这种习惯。当A 首长发言时，他心里想：首 长还不是随便扯一扯。所以，他的两眼只是紧紧地盯着首长，并不去抓紧记录。A 首长看到 这位干事的举动，当即给予批评。 二是乱记。 有的秘书，仅仅是首长讲话的记录机器。凡首长讲的话，什么都想记。结果，笔记做了 一大摞；眉毛胡子满把抓，到整理的时候，该用的内容却找不出来。这种记录也等于没有记。 三是假记。有的秘书，首长讲话时，只是礼貌地装出一副做笔记的样子，其实什么也没 有记，或者仅是随便地记录了与首长讲话无关的内容。 正确的做法是：巧记。 第一，记原话。 记录时，尽量记下首长发言时的原始语言，他怎么讲你怎么记。这种语言很生动，很有 个性特点。因为同样一件事情，表达时个人有个人的表达方式。比如讲到体育： 生物学家说：“体育是物竞天择式的淘汰。” 心理学家说：“体育是人类征服欲的宣泄。” 46
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科学家说：“体育是高科技的较量。” 医学家说：“体育是包治百病、延年益寿的灵丹妙药。” 艺术家说：“体育是健、美、力三维一体的组合。” 教育家说“体育是社会文化的重要组成部分。”等等。 从上面的对同一事物的不同表达方式看出，记录发言人的原始语言是何等重要。当然， 首长们对同一事物的表达语言不会像上面这些“家”们大相径庭，但个人的不同风格却是异 常明显的。 第二，记要点。 即把你认为重要的观点、语句、段落详细地记下来。这些要点可供你在整理时，进行扩 展、发挥，来个举一反三。 第三，记易忘点。 主要包括：时间、地点、人名、数字、各类专业的专用术语等。 第四，记疑问点。 首长在发言中，或者由于讲得太快，或者语言深奥难懂，或者专业性太强，秘书人员没 有听懂，没有听清，就要用特殊符号记下来，以便抽空问清楚。 第五，及时追记。 有时首长随便讲话时，秘书不好意思当面拿出本子就记，但又非记不可，就先在脑子里 牢牢记住，离开首长后赶快追记下来。 二、及时分类 我们在这里讲的记录，不是会务工作中讲的那种专门进行的“会议记录”，要求有言必 记，有音必录。我们讲的记录，主要是指为以后准备整理加工成文的一种记录。 所以，这种记录一般不要把每个人的发言按先后顺序一个接着一个地往下记，而是按问 题归类记录。比如，在某个会议上，甲首长共讲了4 个问题，你可以把第一、二、三、四个 问题分别记在笔记本的1、10、20、30 页上。当乙首长发言时，他也讲4 个问题，你在记录 时就要思考，乙首长讲的第一个问题和甲首长讲的第3 个问题差不多。于是，就记在笔记 本的20 页，即甲首长发言的第三个问题之后；乙首长讲的第二个问题与甲首长第四个问题 相似，于是就记在笔记本的第30 页，即甲首长发言的第四个问题以后；乙首长讲的第三个 问题，和甲首长讲的内容没有类似的部分，就新开辟个专栏，记在第40 页上。以此类推。 当把首长们的讲话记录完毕，你回头一看，这种记录已基本形成几个条条、块块，再经 过反复琢磨，不断推敲观点和事例，首长讲话的主要精神基本上可以呼之欲出。为了便于整 理，在记录时对首长讲出的重点内容，重要观点，以及自己没有听明白的地方，都要用自己 特定的符号标注出来，以备整理时使用。 三、引起联想 引起联想，不是随心所欲的胡思乱想，而是根据首长讲话的精神，把首长的讲话加以完 善和深化。也就是，把首长想说但没有来得及说出来的那个意思说出来；把首长想说但没有 说完全的那些空缺填补起来。 引起联想的一般方式是：先顺着首长讲话的顺序往下听，往下记。听着听着可能会突然 发现首长讲出了一些精彩的话，而这些精彩的话首长并没有讲全、讲透，聪明的秘书能顺接 着首长这个精彩内容的“茬口”，想出一些更精彩的内容来。这些精彩的内容，如果没有首 47
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长这个“茬口”的引发，自己无论如何是想不起来的。遇有这种情况，秘书人员就干脆顺着 自己的新思路，来上一番“畅想曲”。这个“畅想曲”实际上就是我们平时所说的“灵感” 的萌发和开启。这种“灵感”有时像打开闸门的蓄水可以一泻千里，也像充满压力的水柱， 可以高高喷起。只要秘书人员把这些灵感毫无保留地引发出来，并快速地记录下来，那么， 这种记录即使这一次整理首长的讲话用不上，将来也是会成为用得上的宝贵资料，甚至会成 为某篇文章中的点睛之笔。 秘书人员把自己的某些联想整理进首长的讲话内容里时，要坚持两条原则： 一是必须符合首长讲话精神的原意。即是说，首长的讲话精神必须有你的这种联想的意 思，只不过是没有充分表达出来。你的这种联想，仅仅是对首长讲话精神的一个补充，一种 完善。如果首长的讲话根本没有这种意向，而仅仅是你本人的一种想法，那么，你的联想再 深刻，再精粹，也不能往里“瞎掺和”。如果要“掺和”进去，必须事先征求首长的意见。 二是必须是首长讲话精神的深化。即是说，你的联想，可以使首长的讲话内容“锦上添 花”，而不是 “节外生枝”用自己的所谓联想。把首长的讲话内容搞得面目全非，或者让 别人产生某种歧义，这是万万不可取的。 四、借机引导 首长讲话时，秘书人员是不能乱插话、乱提问、乱启发的。但是，秘书人员为提高首长 的讲话质量，便于自己事后整理，对首长的讲话进行巧妙的引导，还是有机会的。比如，秘 书去旁听首长的某个会议，主持会议的首长可能明确告诉你：会后要整理出一个材料，或者 写一份简报，或者写一份报告，或者写一个指示、通知、会议纪要等等，这就更需要认真加 以记录。秘书人员引导首长发言的艺术是： （一）提醒首长主持好会议 秘书人员都有这样的体会：只有主要领导人主持好会议，才能调动与会人的发言积极性， 使发言出现高质量、高水平。如果主持会议的首长责任心不强，他只就会议的主旨讲上几句 开场白，至于会议如何发展，他不去启发、引导，会议是不可能产生出高质量的内容来。 一次，某部召开常委会，学习上级的一份重要文件。这些常委成员都是为了学习这个文 件而匆匆忙忙从基层单位赶回来的。他们每个人都带回了军内外的许多新闻、消息，加之相 互间快一个月不见面了，需要互相“吹一吹”的内容很多。开会前，你争我抢地发言没完没 了，会议主持人几次让大家静一静，都静不下来，可见发言之热烈踊跃。当会议开始，传达 完文件之后，让大家就文件的内容发言表态时，会场上却出奇地安静。有的看其他文件，有 的翻报纸，有的互相交耳私语，就是不往正题上发言。这时，一旦某一个首长挑头讲点别的 内容会场马上像开了锅似的重新热闹起来。下班的时间快到了。会议主持人扭头看了看秘书， 随口说：“今天的会议先开到这儿。下一步我们还要很好地学习。王秘书，把今天会议的讨 论情况整理一下，写个电报，给上面报告一下。”秘书当场回答：“是！”可他心里慌乱极了。 整理什么呢？有什么了不起的内容值得汇报？只好回去瞎编吧！ 有经验的秘书不这样做。他知道这次会议很重要，他知道会议后肯定要写汇报材料，他 也知道在会议上首长们发言可能不积极。于是，在开会前，就去做会议主持人的工作，诱导 首长主持好这次会议：“政委，这个会挺重要，如果首长们发好了言，我整理一下汇报上去， 上级准能转发。然后咱们再写它一篇稿子，往报社投一投，碰巧了还能抢个头版头条呢！” 经秘书人员这么一启发，首长们一重视，会议的开法就大不一样了。 （二）启发与会人做好发言准备 秘书不可能用直来直去的方式，“指示”首长在会议上如何如何积极发言，但可以提醒 首长做一些准备。其方式是在通知首长开会时加以暗示和启发： 48
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“副军长，明天8 点钟开会，我觉得您在发言时，是否把第一个专题好好讲一讲。就 结合您的切身体会来谈，我好好记录。一定能讲好。” “副政委，明天8 点钟开会，我看您讲第二个专题最拿手。就把您上次在我们办公室 里讲的那些内容再归纳几条。我一定记好。” “参谋长，明天8 点钟开会，您很忙，又刚回来；；” 经过秘书会前这样对首长们的提醒和启发，尽管不一定有想象得那么理想，但首长们发 言的内容肯定会提高质量的。 （三）诱导会议主持人做好总结性发言 主持会议的首长常常能统揽全局，胸有成竹。他们可根据自己多年的实践经验，对许多 问题讲出高人一筹的看法。只要他们能认真地加以思考，就可能出语惊人，观点新鲜，思路 清晰。秘书把他们的总结性发言记录下来稍加整理，就是一篇好文章。所以有经验的秘书， 常常不是事后自己苦思冥想，给首长的讲话“编”出什么新鲜的内容来，而是事前，启发首 长顺理成章地讲出你预料不到的内容来。 （四）追踪重点人做好补充发言 首长对某个问题的看法，不仅仅限于会议上的一次发言。秘书在会议记录的过程中会发 现，有些首长的发言，绝大部分内容可能很一般，但就某个问题的认识很独到，见解很精辟， 想法很新鲜。可由于时间的关系，讲得还不透彻，不精确，需要追踪补充。于是就找一个适 当的场合，如到他家里，到他办公室，或者和他散步，让首长就这个问题再谈一谈看法。一 般说来，首长们很欢迎秘书这样做，他们觉得这是对自己的一种尊重方式，一种重视方式， 能体现出自己的水平。所以，他们能侃侃而谈，而且有问必答，讲得很认真，很耐心。比如 秘书对这位首长讲：“首长，您在会上讲的第二个问题，我觉得挺深刻，可我还没有全明白 您的意思，您再给我讲一讲。”“首长，您在会上讲的第二个问题我觉得很有新意，但由于别 人插话了，您没有讲完，能不能麻烦您再补充一下？”“首长，您在会上讲的第二个问题， 很有见解。但我觉得您好像没有把话讲完，您能不能再给我往深里说一说？” 只要秘书这样做了，就一定可以把首长的讲话精神整理好。 49
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适应首长不同工作类型的艺术 一天，某部队政治部突然接到地方当局某部门的来信，信中要求该部队出10 万元支援 一项工程建设。否则，随军家属的工作安排，将很难予以考虑。 该部队领导对这封来信，都表示不解甚至气愤。A 首长气冲冲地将秘书叫来，让他记下 口述的一封回信，立即答复对方。内容是：我们没想到你们会这样不讲情理。尽管支援地方 建设是人民军队宗旨的必然要求，但你们不能搞摊派，更不能硬性规定出多少钱。尤其应该 指出的是，军队随军家属的工作安排是有法律规定的，地方当局有不可推卸的责任。如果你 们有意作难，我们将通过你们的上级加以解决。 对首长这个口头指示，秘书可以有多种处理方法。一是照办法，立即将首长口授的内容 打印成文寄给地方。二是建议法，提醒首长最好不要发这封信，否则对部队许多工作将产生 不良影响。三是批评法，不仅不照办，反而批评首长：这样做后果是什么，您可能感觉不到 它的严重性，可下边随军家属工作的安排就难上加难了，人家以种种理由加以推拖，那该怎 么办？再说，支援地方建设也该出点力，没多还没少？这样做不更合适吗？四是缓冲法，下 班前20 分钟时，把打好的口授信递给已经心平气和的首长，说：这封信是不是马上发出？ 要不要您再过目斟酌一下？ 上述四种方式秘书采取哪一种更好呢？根据调查，大多数秘书同意第四种。因为根据他 们的经验，缓冲法是辅佐急躁型首长的最佳方法。第一种照办法，虽然坚决执行了首长指示， 但可能有所失职。第二种建议法，当时的情形很难奏效，也有越权之嫌。第三种批评法，对 首长决策进行指责干涉，不亚于火上浇油，更不可取。第四种缓冲法，在秘书职责范围内， 巧妙地对首长决策施加影响，无越权之嫌，有完美之益，事后首长一定满意。 但秘书仅会使用缓冲法是不够的。因为首长的类型不间，性格各异。只有根据首长的特 点，采取相应的方式，才能产生最佳效果。 每个首长的生长环境，文化程度、性格气质、工作经历各不相同，他们之间的种种差异 是客观存在的。由此，构成了不同的领导类型和工作特点。秘书只有了解领导的类型并适应 他们的工作特点，才能提供优质的服务。 一、对谋略自信型首长的适应 这类首长能谋善略，又才华出众。既有军事工作才能，又有政治工作才能。既有基层工 作经验，又有机关工作经验。既能写作，又能演讲。可以说是首长中的佼佼者，是令众人崇 拜的全才。他们运筹帷幄，统揽全局，对每项工作，特别是他认为重大的、有影响的工作， 都有总体的预谋和规划。开始怎样、进程怎样、结局怎样，心中有数，胸有成竹。一经考虑 成熟，一锤定音，再不更改。他们工作中充满自信甚至自豪：再也没有比自己决策更正确的 了，再也没有比这种安排更成熟的了。对有些重要的决策，在定夺之前他们也常听取别人的 意见，当然包括秘书在内。有时是真心实意与你讨论问题。静心地听取，深刻地思考，甚至 耐心启发你陈述意见。在你的话语中，找到他认为闪光的东西。同时，也在观察你的能力和 水平，以便适时对你做出评价。这时，你可以沿着他的思路大胆往下讲，并讲出最高水平。 他有时又并不是真心听你的意见，他找你谈看法，主要是把你当成他阐述自己想法的引子， 使自己的深思熟虑得以淋漓畅尽地抒发。在这样的情景下，如果你是个爱在领导面前表现自 己的秘书，不知趣地多说几句，首长就会不耐烦，提醒你简单一点。相反，你顺着他的思路 加以随和，他很高兴，也有利于他思路的成熟和开阔。 50
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这类首长很有见解，但有时也很固执和自负。对他的决断，别人已明显地看出错误，但 还可能坚持不改。秘书怎样给他们当好助手呢？ 第一，多服从少参与。因为他们能力强，秘书主要是听话、办事，不是参与。对他职权 范围内的事，不要插手，当首长问到秘书时，可被动思考，顺着他的基本思路提供某些参考 意见，他有听的耐心，就顺着他的思路往下说；他没有听的诚意，就当即打住。 第二，集中精力领会意图。他交待工作时，要与他产生对视，全神贯注。不能顾及任何 他事，并抓紧记录，争取记全，他的讲话整理出来可能就是一篇好文章。 第三，在他讲话时，可大胆询问。这类首长很乐意重复自己的重要观点，并且在重复时 再次产生出新意。他交待完毕，可简要复述，将记录内容简略陈述一遍，他很高兴。 二、对超脱粗放型首长的适应 这类首长坦率直爽，为人处事宽宏大量。他们一般从基层上来，机关工作经验比较少。 他们有明显的特点：一是喜欢在会上、当面作指示，亲自下部队搞调查，就地立即解决问题， 讨厌坐在屋里听汇报，逐级传递情况，一步一步解决问题。二是喜欢进行原则领导，很少亲 自处理具体问题。三是讲求明确分工，不爱多管份外“闲事”。四是交待工作笼统简略，具 体处理不加干涉。秘书汇报工作只把情况大略一提，他就能通过。 给这类首长当秘书有较大的自主权，很自在，可以当“二首长”了。但要特别注意以下 几点： 第一，要出好点子。因为首长对具体情况不太过问，对秘书很放手，如果出馊主意就可 能坏事。 第二，要格外精心。替首长把工作想细想全，考虑周到，不能首长马虎，你也大意。 第三，要主动汇报。及时把首长交待事情的结果简明扼要地反馈给他。 第四，要防止越权。首长超脱，秘书不能放肆，首长不太过问具体事，秘书不能哄他。 秘书更不能打着首长旗号，假传指示，干不得人心的事。 三、对民主纳谏型首长的适应 这类首长待人友善，和蔼可亲，民主平等，容言纳谏。 他们对同级和部下都很尊重，即使是受到不公正的对待，也能忍善让，从不抱怨或苛求。 他们非常重视听取他人意见，不耻下问。他们工作不是没有主见，办事不是没有谋划，只是 民主作风意识强，不习惯独断专行。他们一般都曾在机关工作过，特别懂得发挥身边工作人 员积极性的重要。这类首长，其中一些人曾有过挫折，受过磨准，锋芒已钝，虎气已减；他 们的经历决定了他们看任何人生活得都很不易。他认为秘书不仅只是办事，更多是参与，甚 至参政。他按自己的习惯要求秘书凡交待的事情一定要办得圆满。但办不好，也不为难。凡 没交待的事，秘书办妥了，他也十分赞许。 在这类首长身边当秘书，轻松舒畅，心理上没有重负感，更宜表现秘书自身的价值和才 华。但要注意以下几点： 第一，要谨言慎事。不能因为首长信任你，就信口开河，甚至胡来。应严格按照指示办 事，不能另搞一套，乱表态。 第二，要常思多想。把涉及首长职权内的各项事宜都事先考虑好，首长征求你的意见时， 要在充分准备的基础上发言。 第三，态度谦和。首长的民主意识强，没有官架子，不计较谁高谁低。秘书也不能认为 51
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善人好欺，随意顶撞，看不起甚至诋毁领导。 四、对看人审事型首长的适应 这类首长有自己的用人模式，最大特点是情感因素强烈。他们衡量秘书和身边工作人员 的标准，往往受到思维定势的左右，带有明显的主观性。对在身边工作时间长、用得顺手的 人总是抓住不放，而对其他人则存有偏见，放心不下，即使你干得不错，也不很满意。而他 放心的人把某件事情没有干好，可他仍然觉着顺心满意。 某军政治部刘干事在主任身边干了多年，对主任的意图了解得好，常常是不点自明。主 任对他十分器重，刘干事写的讲话稿，主任甚至看都不看就通过了，而其他干事办事，主任 总有不满意之感。一天刘干事没在，关干事来给主任的办公室挂地图。关干事知道自己在主 任心中的地位与刘干事大不相同，挂图时格外用心，上下对比，左右衡量，费了很大精力挂 完了，可主任还是不很满意：“高低还可以，左右怎么不对称？这边宽，那边窄。�
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